Datenschutzordnung

Datenschutzordnung für den
Förderverein Freiwillige Feuerwehr Dauborn 1906 e.V.

Präambel

Der Förderverein Freiwillige Feuerwehr Dauborn 1906 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Pflege der Kameradschaft, der Organisation von Veranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt es diese Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Veranstaltungen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
1.    Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt.

Zum Zwecke des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungszugehörigkeit, Ehrungen, Bankverbindung, Beitragshöhe, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag, ggf. Karten bzw. Registriernummern von zugewiesenen Ausweisen, wie Einkaufberechtigungen.

2.    Zum Zwecke der Außendarstellung werden Fotos der Mitglieder/von Veranstaltungen auf der Vereinswebseite www.feuerwehr-dauborn.de veröffentlicht.

3.    Rechtsgrundlage bildet Art. 6 Abs.6 DS-GVO

§ 3 Drittlandstransfer
Besteht die Absicht des Vereins, personenbezogene Daten der Mitglieder an ein Drittland zu übermitteln (z.B. im Rahmen der Cloud-Mitgliederverwaltung erfolgt die Speicherung in den USA), so ist hierauf hinzuweisen.

§ 4 Speicherdauer
-    Die für die Daten Mitgliederverwaltung notwendigen Daten (siehe §2 Abs.2) werden zum 31.12. des Jahres, nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.
-    Die für die die Beitragsverwaltung notwendigen Daten (Name, Vorname, IBAN, Beitragshöhe, Mandatsreferenznummer) werden nach 10 Jahren gelöscht.
-    Daten auf Helferlisten (Brezelwürfeln, Martinsfeuer, etc.) werden 1Jahr nach der Veranstaltung gelöscht.
-    Daten auf der Helferliste für den Dauborner Markt werden 3 Jahre nach der Veranstaltung gelöscht.
-    Daten auf der Teilnehmerliste Vereinsausflug werden nach dem Ausflug gelöscht.
-    Bei allen weiteren Veranstaltungen werden die Daten unmittelbar nach der Veranstaltung gelöscht.
-    Daten auf der Anwesenheitslisten der Mitgliederversammlung werden unendlich archiviert.
-    Für Besuche der Vereinswebsite greift die dort hinterlegte Datenschutzerklärung.
-    Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht.

§ 5 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1.    Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
 
2.    Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen, Vereinszugehörigkeit, Abteilungszugehörigkeit, Ehrungen.

3.    Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 6 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem 1. Vorsitzenden und dem 1. Kassierer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der 1. Vorsitzende oder der 1. Kassierer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie sind für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.


§ 7 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1.    Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2.    Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3.    Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 8 Kommunikation per E-Mail
1.    Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2.    Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. Alternativ kann dies auch in Form von Verteilerlisten erfolgen, sofern die Empfänger untereinander nicht sichtbar sind.


§ 9 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 10 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benennen. Der Vorstand kann eine Person intern festlegen, welche intern die Belange des Datenschutzes bearbeitet. Diese Person darf auch Mitglied des Vorstandes sein. Die Verantwortung obliegt immer dem Vorstand. Der Vorstand darf sich eines externen Datenschutzbeauftragten bedienen.


§ 11 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten.  Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.

2.    Der / Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3.    Abteilungen und Gruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 12 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1.    Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung,  nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
 
2.    Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 13 Betroffenenrechte
Dem Vereinsmitglied steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.
Das Vereinsmitglied hat das Recht, seine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Dem Vereinsmitglied steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

§ 14 Verantwortlicher
Diese Datenschutzordnung wurde durch die Jahreshauptversammlung des Vereins am
 26. 01. 2019 verabschiedet.
Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO ist
Förderverein Freiwillige Feuerwehr Dauborn 1906 e.V.
Lahnstraße 2
65597 Hünfelden-Dauborn

Vorstand:
1.Vorsitzender:    Siegfried Köpper
2.Vorsitzender     unbesetzt   
1. Kassierer         Uwe Heimbel
1. Schriftführer    Sascha Keller        


§ 15 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgender E-Mail-Adresse: datenschutz@feuerwehr-dauborn.de

§ 16 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch die Jahreshauptversammlung des Vereins am
 26.01.2019 beschlossen und tritt mit dem darauffolgenden Tag in Kraft.